Privacy Policy

Laatst bijgewerkt op 11 juni 2026 · Versie 1.0

VICAR Agency BV, met maatschappelijke zetel te Langestraat 61, 8000 Brugge, België en ondernemingsnummer BE1007.535.040, hecht veel belang aan de bescherming van jouw privacy en persoonsgegevens.

In deze privacy policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

Deze privacy policy is van toepassing op het gebruik van onze website, onze diensten, onze communicatie, onze commerciële activiteiten en alle andere interacties met VICAR Agency BV.

1. Wie zijn wij?

VICAR Agency BV
Maatschappelijke zetel: Langestraat 61, 8000 Brugge, België
Commercieel adres: Legeweg 163M, 8020 Oostkamp, België
Ondernemingsnummer: BE1007.535.040
E-mail: info@vicaragency.com
Website: www.vicaragency.com

Voor de verwerkingen waarbij VICAR Agency BV zelf het doel en de middelen bepaalt, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als GDPR of AVG.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van onze klanten, bijvoorbeeld voor advertentiecampagnes, e-mailmarketing, CRM-beheer, tracking, analytics, leadgeneratie of websitebeheer, treden wij doorgaans op als verwerker. In dat geval bepaalt de klant het doel en de middelen van de verwerking en sluiten wij met die klant een verwerkingsovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met VICAR Agency BV kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

naam en voornaam;
bedrijfsnaam;
functie of rol;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adresgegevens;
btw- of ondernemingsnummer;
communicatievoorkeuren;
offerte- en projectinformatie;
facturatiegegevens;
informatie die je zelf aan ons bezorgt via formulieren, e-mail, telefoon, meetings of andere communicatiekanalen.

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij ook technische en analytische gegevens verwerken, zoals:

IP-adres;
browsertype;
toesteltype;
besturingssysteem;
bezochte pagina’s;
klikgedrag;
datum en tijdstip van bezoek;
verwijzende website;
cookie-ID’s;
analytics- en trackinggegevens.

Wanneer wij diensten uitvoeren voor klanten, kunnen wij in opdracht van die klanten ook persoonsgegevens verwerken van hun klanten, leads, websitebezoekers of doelgroepen.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

om onze diensten te leveren;
om offertes op te maken en op te volgen;
om contracten uit te voeren;
om projecten te beheren;
om met klanten, prospecten, leveranciers en partners te communiceren;
om facturen op te maken en betalingen op te volgen;
om onze administratie en boekhouding te voeren;
om vragen of contactaanvragen te beantwoorden;
om nieuwsbrieven of commerciële communicatie te versturen;
om onze website te beveiligen, analyseren en verbeteren;
om marketingcampagnes, advertentiecampagnes en analytics correct uit te voeren;
om conversies, prestaties en rapportering te meten;
om sollicitaties te behandelen;
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
om onze rechten te vrijwaren en misbruik of fraude te voorkomen.

4. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens enkel wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

Uitvoering van een overeenkomst. Bijvoorbeeld wanneer wij diensten leveren, projectcommunicatie voeren, offertes opmaken of contracten uitvoeren.

Wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld voor boekhoudkundige, fiscale of administratieve verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld voor klantenbeheer, beperkte commerciële opvolging, beveiliging, interne administratie, fraudepreventie en verbetering van onze dienstverlening.

Toestemming. Bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies, trackingtechnologieën of specifieke marketingactiviteiten waarvoor toestemming vereist is.

Precontractuele maatregelen. Bijvoorbeeld wanneer je informatie of een offerte aanvraagt.

5. Marketing en communicatie

Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken om je te informeren over onze diensten, inzichten, cases, events, nieuws of updates van VICAR Agency BV.

Je kan je op elk moment uitschrijven voor marketingcommunicatie via de uitschrijflink in onze e-mails of door contact op te nemen via info@vicaragency.com.

Wij kunnen statistieken bijhouden over onze e-mails, zoals openingspercentages en klikgedrag, om onze communicatie te verbeteren.

6. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies, pixels, tags, scripts, local storage en vergelijkbare technologieën.

Wij gebruiken deze technologieën onder meer voor:

technische werking van de website;
beveiliging;
voorkeursinstellingen;
statistieken en analytics;
marketing en remarketing;
conversiemeting;
personalisatie.

Strikt noodzakelijke cookies zijn nodig om de website correct te laten werken. Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij je toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Bij je eerste bezoek aan onze website kan je je cookievoorkeuren instellen. Je kan je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Je kan cookies ook beheren of verwijderen via je browserinstellingen.

7. Verwerkingen in opdracht van klanten

Als digitaal marketingbureau kunnen wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten. Dit kan onder meer bij:

advertentiecampagnes;
e-mailmarketing;
CRM-beheer;
marketing automation;
leadgeneratie;
tracking en analytics;
websitebeheer;
conversieoptimalisatie;
rapportering;
audience building;
remarketing.

In deze situaties is de klant meestal de verwerkingsverantwoordelijke en VICAR Agency BV de verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant, binnen de grenzen van de overeenkomst en met passende beveiligingsmaatregelen.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen die ons helpen bij onze bedrijfsvoering en dienstverlening, zoals:

hostingproviders;
cloudproviders;
CRM-systemen;
e-mailmarketingplatformen;
advertentieplatformen;
analyticsproviders;
projectmanagementtools;
boekhoudsoftware;
betaalproviders;
IT-dienstverleners;
freelancers of onderaannemers;
juridische, fiscale of boekhoudkundige adviseurs;
overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij waar nodig een verwerkingsovereenkomst.

9. Internationale doorgifte

Sommige tools of dienstverleners die wij gebruiken, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden genomen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of andere geldige doorgiftemechanismen onder de GDPR.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Richtlijnen:

contactaanvragen: tot maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij er een klantrelatie ontstaat;
klanten- en projectgegevens: zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna volgens wettelijke of contractuele bewaartermijnen;
facturatie- en boekhoudgegevens: doorgaans 7 jaar;
nieuwsbriefgegevens: zolang je ingeschreven blijft of tot je je uitschrijft;
sollicitatiegegevens: maximaal 12 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming geeft voor langere bewaring;
cookie- en analyticsgegevens: afhankelijk van het type cookie of tool;
gegevens die wij verwerken in opdracht van klanten: volgens de instructies van de klant en de verwerkingsovereenkomst.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

toegangsbeheer;
sterke wachtwoorden;
tweefactorauthenticatie waar mogelijk;
beveiligde cloudomgevingen;
versleuteling waar passend;
regelmatige updates;
back-ups;
logging en monitoring;
geheimhoudingsverplichtingen;
beperking van toegang tot bevoegde personen;
afspraken met verwerkers en onderaannemers.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.

12. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kan onder meer vragen om:

inzage in je persoonsgegevens;
een kopie van je persoonsgegevens;
verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van je gegevens;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van je gegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
bezwaar tegen direct marketing;
intrekking van je toestemming.

Je kan je rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@vicaragency.com.

Om je identiteit te verifiëren, kunnen wij vragen om bijkomende informatie. Wij antwoorden in principe binnen één maand na ontvangst van je verzoek, tenzij het verzoek complex is of wij meerdere verzoeken ontvangen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

Wij kunnen gebruikmaken van segmentatie, analytics, advertentie-algoritmes en marketing automation om communicatie en campagnes relevanter te maken.

Wij nemen echter geen volledig geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij dit duidelijk wordt meegedeeld en wettelijk toegestaan is.

Advertentieplatformen kunnen eigen algoritmes gebruiken voor targeting, optimalisatie en rapportering. Voor die verwerkingen verwijzen wij naar de privacydocumentatie van de betrokken platformen.

15. Links naar websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites, tools of platformen van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of inhoud van deze externe websites. Wij raden aan om de privacy policies van deze partijen te lezen.

16. Recht om klacht in te dienen

Als je vindt dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, kan je contact met ons opnemen via info@vicaragency.com zodat wij samen een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

17. Wijzigingen aan deze privacy policy

Wij kunnen deze privacy policy van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, tools, wettelijke verplichtingen of verwerkingen wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij je actief informeren via onze website, e-mail of andere communicatiekanalen.

18. Contact

Voor vragen over deze privacy policy of over de verwerking van je persoonsgegevens kan je contact opnemen met: