Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 11 juni 2026 · Versie 1.0

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, diensten, leveringen, facturen en samenwerkingen tussen VICAR Agency BV en haar klanten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Door een offerte goed te keuren, een samenwerking te starten, een bestelling te plaatsen, een factuur te betalen of gebruik te maken van onze diensten, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden.

1. Identiteit van de onderneming

VICAR Agency BV
Maatschappelijke zetel: Langestraat 61, 8000 Brugge, België
Commercieel adres: Legeweg 163M, 8020 Oostkamp, België
Ondernemingsnummer: BE1007.535.040
E-mail: info@vicaragency.com
Website: www.vicaragency.com

Hierna genoemd: "VICAR Agency", "wij", "ons" of "onze".

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten van VICAR Agency, waaronder onder meer:

digitale marketing;
marketingstrategie;
branding en conceptontwikkeling;
social media marketing;
contentcreatie;
copywriting;
advertising en performance marketing;
Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, TikTok Ads en andere advertentieplatformen;
e-mailmarketing;
CRM en marketing automation;
webdesign en webdevelopment;
landingspagina’s;
zoekmachineoptimalisatie;
analytics en tracking;
rapportering;
consultancy;
workshops en opleidingen;
projectmanagement;
creatieve en digitale campagnes.

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel geldig indien ze schriftelijk en uitdrukkelijk door VICAR Agency werden aanvaard.

De eventuele algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij VICAR Agency deze schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaardt.

3. Offertes en voorstellen

Alle offertes en voorstellen van VICAR Agency zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Een offerte is geldig gedurende 30 kalenderdagen vanaf de offertedatum, tenzij een andere geldigheidstermijn wordt vermeld.

De offerte is gebaseerd op de informatie die de klant aan VICAR Agency bezorgt. Indien achteraf blijkt dat deze informatie onvolledig, onjuist of gewijzigd is, kan VICAR Agency de prijs, timing of scope aanpassen.

Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk, digitaal, per e-mail of op een andere aantoonbare manier goedkeurt, of zodra VICAR Agency op verzoek van de klant met de uitvoering van de diensten start.

4. Scope van de opdracht

De inhoud, omvang en timing van de opdracht worden bepaald in de offerte, overeenkomst, opdrachtbevestiging, projectbriefing of schriftelijke communicatie tussen partijen.

Alle diensten die niet uitdrukkelijk in de offerte of overeenkomst zijn opgenomen, worden beschouwd als meerwerk en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

Meerwerk kan onder meer ontstaan door:

bijkomende feedbackrondes;
extra pagina’s, designs, teksten, assets of campagnes;
wijzigingen na goedkeuring;
bijkomende meetings;
technische wijzigingen;
extra rapportering;
spoedwerk;
gewijzigde instructies;
uitbreiding van de oorspronkelijke opdracht;
vertraging of onvolledige input door de klant.

VICAR Agency zal meerwerk waar mogelijk vooraf melden, maar behoudt zich het recht voor om noodzakelijke bijkomende prestaties te factureren aan het geldende uurtarief of volgens een afzonderlijke offerte.

5. Verplichtingen van de klant

De klant verbindt zich ertoe om:

correcte, volledige en tijdige informatie te bezorgen;
noodzakelijke toegang te geven tot accounts, platformen, websites, advertentieaccounts, CRM-systemen of andere tools;
tijdig feedback en goedkeuring te geven;
tijdig materiaal aan te leveren, zoals logo’s, beelden, teksten, productinformatie, juridische informatie en huisstijlbestanden;
ervoor te zorgen dat aangeleverde content geen inbreuk maakt op rechten van derden;
de nodige interne goedkeuringen te verkrijgen;
facturen tijdig te betalen;
mee te werken aan een correcte uitvoering van de opdracht.

Vertragingen veroorzaakt door laattijdige input, feedback, toegang of goedkeuring door de klant kunnen leiden tot uitstel van deadlines en eventuele bijkomende kosten.

6. Uitvoering van de diensten

VICAR Agency voert haar diensten uit naar best vermogen, met professionele zorg en volgens de gangbare normen binnen de sector.

Alle opgegeven termijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Een vertraging in de uitvoering geeft de klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij er sprake is van een ernstige en aantoonbare contractuele tekortkoming door VICAR Agency.

VICAR Agency mag voor de uitvoering van haar diensten beroep doen op medewerkers, freelancers, onderaannemers, partners of externe dienstverleners.

7. Goedkeuringen en feedback

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig controleren en goedkeuren van ontwerpen, teksten, campagnes, websites, advertenties, rapporten en andere deliverables.

Wanneer de klant een deliverable goedkeurt, wordt deze als definitief aanvaard beschouwd.

Indien de klant binnen 7 kalenderdagen na levering geen feedback of opmerkingen geeft, mag VICAR Agency de geleverde prestaties als aanvaard beschouwen, tenzij anders afgesproken.

Wijzigingen na goedkeuring kunnen afzonderlijk worden aangerekend.

8. Prijzen

Alle prijzen worden vermeld in euro en zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Prijzen omvatten enkel de diensten en prestaties die uitdrukkelijk in de offerte of overeenkomst zijn opgenomen.

Niet inbegrepen, tenzij anders vermeld, zijn onder meer:

advertentiebudgetten;
mediabudgetten;
licenties;
softwarekosten;
hosting;
domeinnamen;
plug-ins;
stockfoto’s;
fonts;
externe tools;
drukwerk;
vertaalkosten;
fotografie;
video-opnames;
reiskosten;
koerier- of verzendkosten;
kosten van externe leveranciers.

VICAR Agency kan prijzen periodiek aanpassen, onder meer bij stijgende kosten, gewijzigde scope, indexering of gewijzigde marktomstandigheden. Voor lopende overeenkomsten worden prijswijzigingen vooraf meegedeeld.

9. Betaling

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Voor bepaalde projecten kan VICAR Agency een voorschot, tussentijdse betaling of maandelijkse vooruitbetaling vragen.

Bij laattijdige betaling is de klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling nalatigheidsinteresten en invorderingskosten verschuldigd, voor zover wettelijk toegestaan.

Voor B2B-transacties bedraagt de standaardbetalingstermijn in België 30 kalenderdagen wanneer geen andere termijn is overeengekomen. Contractueel kan een langere termijn worden afgesproken, maar in B2B-relaties geldt in principe een maximum van 60 kalenderdagen.

Voor betalingsachterstand bij handelstransacties bedraagt de wettelijke rentevoet voor het eerste semester van 2026 10,5%. Deze rentevoet wordt periodiek aangepast door de overheid.

Bij niet-betaling behoudt VICAR Agency zich het recht voor om:

verdere prestaties op te schorten;
toegang tot geleverde systemen, bestanden of accounts tijdelijk te beperken indien wettelijk en contractueel toegestaan;
lopende campagnes te pauzeren;
de samenwerking geheel of gedeeltelijk stop te zetten;
openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar te maken;
invorderingskosten aan te rekenen;
juridische stappen te ondernemen.

Betwisting van een factuur moet schriftelijk en gemotiveerd gebeuren binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebrek aan tijdige betwisting wordt de factuur als aanvaard beschouwd.

10. Advertentiebudgetten en mediakosten

Advertentiebudgetten, mediakosten en kosten van advertentieplatformen zijn niet inbegrepen in de vergoeding van VICAR Agency, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

De klant blijft verantwoordelijk voor:

het beschikbare advertentiebudget;
betaling aan advertentieplatformen;
correcte betaalmethodes;
limieten, facturatie en instellingen binnen advertentieaccounts;
naleving van advertentiebeleid van platformen;
goedkeuring van advertenties;
de inhoud van campagnes.

VICAR Agency kan nooit garanderen dat advertenties door platformen zoals Google, Meta, LinkedIn, TikTok of andere partijen worden goedgekeurd of blijven lopen.

11. Resultaten en garanties

VICAR Agency verbindt zich tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Wij streven naar sterke resultaten, maar kunnen geen garanties geven over onder meer:

omzetgroei;
leads;
conversies;
advertentierendement;
zoekmachineposities;
bereik;
engagement;
goedkeuring door advertentieplatformen;
algoritmewijzigingen;
prestaties van websites of campagnes;
beslissingen van derde platformen.

Resultaten zijn afhankelijk van verschillende factoren buiten onze controle, zoals marktontwikkelingen, concurrentie, budgetten, aanbod, websitekwaliteit, klantopvolging, seizoensinvloeden, algoritmes en platformbeleid.

12. Websites, hosting en technische diensten

Wanneer VICAR Agency websites, landingspagina’s of technische oplossingen ontwikkelt, gebeurt dit volgens de overeengekomen scope.

Tenzij anders afgesproken, zijn niet inbegrepen:

hosting;
domeinnamen;
betaalde plug-ins;
premium thema’s;
onderhoud na oplevering;
beveiligingsmonitoring;
contentinvoer buiten de afgesproken scope;
juridische pagina’s;
vertalingen;
koppelingen met externe tools;
technische ondersteuning na livegang.

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, wettelijkheid en volledigheid van alle aangeleverde content.

Na oplevering is de klant verantwoordelijk voor het gebruik, beheer en onderhoud van de website, tenzij een afzonderlijk onderhoudscontract werd afgesloten.

13. Accounts, toegang en eigendom van platformen

De klant blijft in principe eigenaar van eigen bedrijfsaccounts, zoals advertentieaccounts, socialmedia-accounts, analyticsaccounts, CRM-systemen en websiteomgevingen.

VICAR Agency kan toegang krijgen tot deze accounts om de opdracht uit te voeren.

De klant is verantwoordelijk voor:

correcte accountgegevens;
toegangsrechten;
facturatiegegevens;
beveiliging;
naleving van platformvoorwaarden;
tijdige betaling van platformkosten.

VICAR Agency is niet aansprakelijk voor blokkeringen, beperkingen, hacks, schorsingen, beleidswijzigingen of beslissingen van derde platformen.

14. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op concepten, strategieën, ontwerpen, teksten, campagnes, code, structuren, methodes, documenten, presentaties, analyses, templates, knowhow en andere creaties blijven eigendom van VICAR Agency of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling van alle verschuldigde bedragen krijgt de klant een gebruiksrecht op de definitief opgeleverde materialen, voor het doel waarvoor ze werden ontwikkeld.

Niet-betaalde deliverables blijven eigendom van VICAR Agency en mogen niet worden gebruikt.

Voorlopige voorstellen, pitches, concepten, ontwerpen of ideeën die niet worden weerhouden of betaald, mogen niet door de klant worden gebruikt, gekopieerd of doorgegeven aan derden.

15. Portfolio en referenties

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, mag VICAR Agency de naam, het logo, de case, het project en de resultaten van de klant gebruiken als referentie in haar portfolio, website, social media, presentaties, offertes en commerciële communicatie.

Indien bepaalde informatie vertrouwelijk is, moet de klant dit vooraf schriftelijk melden.

16. Vertrouwelijkheid

Partijen verbinden zich ertoe om vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen, niet openbaar te maken of te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de overeenkomst.

Vertrouwelijke informatie omvat onder meer:

bedrijfsinformatie;
strategieën;
prijzen;
klantgegevens;
logininformatie;
campagnegegevens;
financiële informatie;
technische informatie;
niet-publieke documenten;
knowhow.

Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de samenwerking.

17. Gegevensbescherming en privacy

VICAR Agency verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de GDPR/AVG.

Wanneer VICAR Agency persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden, treedt zij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer VICAR Agency persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, treedt zij doorgaans op als verwerker. In dat geval kunnen partijen een afzonderlijke verwerkingsovereenkomst sluiten.

De klant garandeert dat alle persoonsgegevens die hij aan VICAR Agency bezorgt rechtmatig werden verzameld en verwerkt, en dat hij over de nodige rechtsgronden, toestemmingen en informatieverplichtingen beschikt.

Meer informatie staat in onze privacy policy.

18. Aansprakelijkheid

VICAR Agency is enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit een aantoonbare contractuele fout van VICAR Agency.

VICAR Agency is niet aansprakelijk voor:

indirecte schade;
winstderving;
omzetverlies;
reputatieschade;
verlies van data;
verlies van klanten;
gemiste opportuniteiten;
schade door derde platformen;
schade door foutieve input van de klant;
schade door laattijdige feedback of goedkeuring;
schade door technische storingen buiten onze controle;
schade door hacking, phishing of cyberaanvallen buiten onze fout;
wijzigingen in algoritmes, platformbeleid of advertentieregels.

De totale aansprakelijkheid van VICAR Agency is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de klant voor de betrokken opdracht aan VICAR Agency heeft betaald in de 3 maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit, met een absoluut maximum van €5.000, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Deze beperking geldt niet in geval van opzet, zware fout of wanneer de wet een beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.

19. Overmacht

VICAR Agency is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering wanneer dit het gevolg is van overmacht of omstandigheden buiten haar redelijke controle.

Overmacht omvat onder meer:

internetstoringen;
serverproblemen;
platformstoringen;
stroomonderbrekingen;
stakingen;
ziekte;
pandemieën;
overheidsmaatregelen;
brand;
natuurrampen;
cyberaanvallen;
technische problemen bij derden;
storingen bij advertentieplatformen, hostingproviders, softwareleveranciers of betaalproviders.

In geval van overmacht worden de verplichtingen van VICAR Agency opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie.

20. Duur en beëindiging

De duur van de samenwerking wordt bepaald in de offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging.

Projecten eindigen na oplevering en betaling van alle verschuldigde bedragen.

Terugkerende diensten, zoals maandelijkse marketingondersteuning, advertising, social media management, consultancy of onderhoud, worden aangegaan voor de afgesproken duur.

Tenzij anders overeengekomen, kunnen terugkerende diensten na de initiële looptijd maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand.

VICAR Agency kan de samenwerking onmiddellijk beëindigen of opschorten indien:

de klant facturen niet tijdig betaalt;
de klant noodzakelijke informatie of toegang niet bezorgt;
de klant onrechtmatige of schadelijke instructies geeft;
de klant inbreuk maakt op deze algemene voorwaarden;
verdere samenwerking redelijkerwijs onmogelijk wordt;
er sprake is van misbruik, fraude, bedreiging of reputatieschade.

Bij beëindiging blijven alle reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten verschuldigd.

21. Annulering of uitstel door de klant

Wanneer de klant een goedgekeurde opdracht annuleert, uitstelt of stopzet, heeft VICAR Agency recht op betaling van:

alle reeds uitgevoerde prestaties;
alle gemaakte kosten;
alle gereserveerde tijd;
alle niet-annuleerbare kosten van derden;
een redelijke vergoeding voor de reeds geplande capaciteit.

Voor opdrachten die minder dan 5 werkdagen voor de geplande start of uitvoering worden geannuleerd, kan VICAR Agency een annulatievergoeding aanrekenen.

22. Klachten

Klachten over geleverde diensten moeten schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld binnen 7 kalenderdagen na levering of uitvoering.

Bij gebrek aan tijdige klacht worden de diensten als aanvaard beschouwd.

Een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.

VICAR Agency zal gegronde klachten onderzoeken en, indien nodig, een passende oplossing voorstellen.

23. Nietigheid

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig, nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

De ongeldige bepaling zal worden vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.

24. Overdracht

De klant mag zijn rechten of verplichtingen uit de overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VICAR Agency.

VICAR Agency mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een verbonden onderneming, rechtsopvolger of derde in het kader van een herstructurering, overdracht van handelsfonds, fusie, overname of gelijkaardige transactie.

25. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten, offertes, facturen en diensten van VICAR Agency is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

In geval van betwisting zijn uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van VICAR Agency bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

26. Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kan je contact opnemen met: